Dags för ett affärssystemsbyte? Tänk på det här!

10 tips inför ett affärssystemsbyte:

• Behov: Innan du börjar leta efter ett nytt affärssystem måste du noggrant utvärdera dina affärsbehov och mål. Vad vill du uppnå med det nya systemet? Vilka funktioner och egenskaper är viktiga för din verksamhet? Vad fungerar bra idag och vad önskade ni fanns i ett framtida system?
  
  
• Budget och tidplan: Det är viktigt att ha en realistisk budget för systembytet. Kostnader inkluderar inte bara inköp och implementering av det nya systemet utan också utbildning, anpassning, datakonvertering och eventuell avveckling av det gamla systemet. Att tidigt kommunicera budget och tidplan mellan kund och leverantör är en förutsättning för ett tight samarbete och ett lyckat byte.
  
  
• Din framtida leverantör: Välj en pålitlig och erfaren leverantör av affärssystem. Utvärdera leverantörer noggrant och begär referenser från andra företag som har implementerat deras system, berätta tidigt om era mest kritiska önskemål och faktorer och börja bolla olika lösningsförslag med olika leverantörer för att se vad som passar er verksamhet bäst.
  
  
• Utbildning: Utbildning är nyckeln till en framgångsrik övergång till ett nytt system. Se till att dina anställda får nödvändig utbildning för att använda det nya systemet effektivt, sätt gärna ihop ett super-user team med kollegor från olika avdelningar då de flesta arbetar olika med systemet och har olika infallsvinklar.
  
  
• Datakonvertering: Överföring av befintliga data från det gamla systemet till det nya kan vara komplicerad. Se till att du har en plan för att konvertera och validera data och att du inte tappar viktig information under processen, till exempel behöver ekonomidokument lagras i sju år så oftast behövs det gamla systemet kunna köras en längre tid efter bytet.
  
  
• Anpassning och integration: Ett affärssystem måste anpassas till ditt verksamhetsspecifika behov. Du måste också överväga hur det nya systemet kommer att integreras med befintliga system och processer, ta hjälp av din affärssystemsleverantör för att bolla vilka integrationer som finns som kan hjälpa er i vardagen.
  
  
• Testfas: Innan du går live med det nya systemet är det viktigt att utföra noggranna tester för att identifiera och lösa eventuella problem och fel. Även här rekommenderar vi att sätta ihop ett team från olika avdelningar i syfte om att tidigt upptäcka fel eller hitta förbättringspotential i funktion och logik.
  
  
• Support och underhåll: Se till att du har tillgång till tillräcklig support och underhåll från systemleverantören efter implementeringen, det är vanligt att det är både den mänskliga faktorn som arbetar fel i början och att logiken inte är med 100%. Att ha en snabb dialog med bra support hos din leverantör är viktigt efter en implementation.
  
  
• Kommunikation: Kommunicera tydligt och regelbundet med dina anställda om systembytet. De måste vara medvetna om processen och hur det påverkar deras arbete, meddela en tidplan och uppdatera och involvera kollegorna om status.
  
  
• Framtida tillväxt: Tänk på hur det nya affärssystemet kommer att stödja din organisations tillväxt och utveckling på lång sikt. Många företag tänker vad de saknar i dagsläget, men glöm inte att tänka skalbart och behov som uppstår vid en tillväxtfas för att vara så förberedda som möjligt.