Guide: Koncernorderhantering - så jobbar ni smartare mellan företagen
I många företagsgrupper centraliseras inköp och lagerhantering till ett huvudbolag. I vissa fall sker denna process fortfarande manuellt, vilket kan upplevas som både tidskrävande och omständligt. I den här guiden beskriver vi hur koncernorderhantering fungerar, vilka utmaningar som kan uppstå och varför en automatiserad lösning ofta blir en stor vinst för både moderbolag och dotterbolag.
Inledningsvis, vad menas med koncernorderhantering?
Koncernorderhantering innebär att orderflödena inom en företagsgrupp knyts samman. I praktiken betyder det att ett dotterbolags kundorder kan bli en inköpsorder mot moderbolaget, som i sin tur skapar en kundorder i sitt system. På så sätt speglas hela orderkedjan automatiskt mellan bolagen – från den första kundordern till utleverans och fakturering.
Så vem passar det för?
Koncernorderhantering är särskilt värdefullt för företagsgrupper där ett moderbolag fungerar som central inköp- och lagerenhet och där dotterbolagen säljer vidare till slutkund. Det passar företag som vill skapa effektiva interna flöden, minska administrationen och frigöra tid för annat. För koncerner som hanterar stora volymer order kan en automatiserad lösning snabbt ge tydliga resultat i både tid och kostnadsbesparingar.
Exempel: Konrad Koncern
Konrad är VD för Koncernbolaget AB som säljer produkter till företag i Skandinavien. Koncernen använder affärssystemet Standard ERP by Hansaworld med en flerbolagsuppsättning där de olika dotterbolagen ingår.
Inköp- och lagerhantering är centraliserat till moderbolaget. De övriga företagen i koncernen lägger sina inköpsordrar direkt mot Koncernbolaget AB i takt med att kundordrar tas emot. Moderbolaget registrerar i sin tur kundordrar utifrån dessa inköpsordrar, och ansvarar för att leveranserna sker. När varorna har levererats kan det säljande bolaget slutligen hantera inleverans, utleverans och fakturering mot sin kund.
Med andra ord: många rörliga delar som vid manuell hantering kan bli överväldigande för alla inblandande.
Hur kan jag tänka om jag vill automatisera min koncernorderhantering?
Genom att automatisera flödet – från inköpsorder till utleverans och fakturering – kan koncernen spara tid, minska risken för fel och skapa en tydligare överblick över hela orderkedjan. Låt oss ta ett exempel med Dotterbolaget AB och Koncernbolaget AB.
- En kund lägger en order hos Dotterbolaget AB. I samband med det skapas automatiskt en inköpsorder mot Koncernbolaget AB, som i det här fallet fungerar som leverantör i affärssystemet. Leveransadressen hämtas direkt från den ursprungliga kundordern för att säkerställa att varorna hamnar rätt.
- När inköpsordern registreras i Dotterbolaget AB skapas samtidigt en kundorder i Koncernbolaget AB. Här blir Dotterbolaget AB kunden, och leveransinformationen följer med från ordern. På så vis skapas en spegling av flödet i båda systemen.
- När Koncernbolaget AB sedan skapar en utleverans och skickar varorna till Dotterbolagets slutkund, sker en automatisk inleverans och utleverans i Dotterbolaget AB. Därefter kan kundordern faktureras.
…och hur sker då faktureringen?
Till sist sker faktureringen i två steg: Koncernbolaget AB fakturerar Dotterbolaget AB, och Dotterbolaget AB fakturerar slutkunden.
Fem tydliga fördelar med automatiserad orderhantering:
- Effektivare inköp och stordriftsfördelar
Genom att centralisera inköpen i moderbolaget kan koncernen förhandla fram bättre priser, villkor och volymer med leverantörer. Automatiseringen gör att order från dotterbolagen samlas och behandlas enhetligt, vilket minskar risken för dubbelbeställningar eller manuella fel. - Bättre lageroptimering
När moderbolaget har översikt över hela koncernens behov kan lagernivåerna optimeras. Det leder till lägre kapitalkostnader, mindre risk för överlager och minimerade bristsituationer. Automatisering säkerställer att rätt mängd produkter distribueras i tid till dotterbolagen. - Standardiserade processer och högre datakvalitet
En gemensam, automatiserad process minskar manuella avvikelser och skapar enhetliga rutiner för hela koncernen. Det ökar spårbarheten, förbättrar datakvaliteten och gör det enklare att följa upp försäljning, inköp och lagerflöden i realtid. - Minskad administrativ belastning
Dotterbolagen slipper hantera egna inköp och kan istället fokusera på försäljning och kundrelationer. Moderbolaget centraliserar administrationen och genom automation minskas behovet av dubbelregistrering och manuell orderhantering. - Förbättrad planering och beslutsunderlag
Eftersom all data om beställningar, inköp och lagerflöden samlas centralt kan ledningen få en tydligare helhetsbild. Detta möjliggör mer träffsäkra prognoser, effektivare resursanvändning och bättre strategiska beslut för hela koncernen.
Behöver ni hjälp med koncernorder?
Vi på Appli har över 40-års erfarenhet av skräddarsydda lösningar inom affärssystem och e-handel. Kontakta oss för mer information så hjälper vi dig att komma igång.
MOBILE ONLY
